Ön ödeme harcama üst limiti 2019 yılı için 30.000TL’dir. Ön ödeme, proje yürütücüsü tarafından proje bütçesindeki toplam ödeneklerini dikkate alarak Avans Talep Formu ile talep edilecektir. Ön ödeme talepleri için Avans Talep Formu düzenlenip BAP Koordinasyon Birimine iletilecektir.

Talep formunda giderin çeşidi, talep tarih numarası ve kullanılabilir ödeneği belirtilmelidir.

Kurum hissesinden avans kullanmak isteniyorsa ön ödeme talep formunu kullanılacak ise avans talep formunda Bölüm Başkanının da imzasının olması gerekmektedir.

BAP Koordinasyon Birimi tarafından proje ödenek kontrolü yapıldıktan sonra yürütücünün belirtmiş olduğu özel hesabına muhasebe yetkilisince hesaba aktarılır.

Avansın kapatma süresi, verilen avansın hesaba geçtiği tarihten itibaren 2 aydır. Yolluk avansı için, seyahatin bitiminden sonra 1 aydır.

Faturalarda malzeme adı cihazların projede geçtiği şekilde ve marka, model ve teknik özelliklerinin belirtilmesi gereklidir. Proje sözleşmesinde tanımlı olmayan malzeme vs. için TÜBİTAK’ tan ek onay alınmadığı takdirde alım işleme alınmaz.

Faturada kazıntı, silinti ve karalama olmamalıdır. Düzeltme yapılması gerekiyorsa, düzeltmeler faturayı düzenleyen kişiler tarafından üzeri çizilip “Düzeltme tarafımızdan yapılmıştır” ifadesi yazılarak kaşelenmeli ve düzenleyen kişilerce imzalanmalıdır.

Faturalarda malzeme adı cihazların projede geçtiği şekilde ve marka, model ve teknik özelliklerinin belirtilmesi gereklidir. Proje sözleşmesinde tanımlı olmayan malzeme vs. için TÜBİTAK’ tan ek onay alınmadığı takdirde alım işleme alınmaz.

Ödemelerde kredi kartı kullanılmaz.

Benzin harcamalarında kaşa fişleri geçerlidir.

Hizmet alımlarında Kamu kurumları ve üniversiteler dışında kestirilen 1.000,- TL ve üzeri faturalar tevkifatlı düzenlenmelidir. İlgili ayın 20 sine kadar faturanın kesilip tevkifat oranının proje hesabına yatırılmış olması ve tahakkuk işlemlerinin bitmiş olması ve muhasebe biriminden kayda alınmış olması gerekmektedir.

Proje kapsamında KDV muafiyeti var ise belirtilmelidir.

Fatura yabancı dilde ise imzalı/onaylı tercümesi ile birlikte işleme alınır.

E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerden mal teslimi veya hizmet ifası durumunda, harcama birimleri tarafından öncelikle http://www.efatura.gov.tr/earsivkayitlikullanicilar.html internet adresinden fatura düzenleyen satıcının E-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcı olup olmadığının sorgulanması; E-Arşiv Faturanın kâğıt olarak ibrazı halinde, bu kâğıt nüsha üzerinde satıcının kaşesi ile birlikte ıslak veya noter onaylı hazır baskılı imzasının bulunduğu kontrol edilerek faturanın arkasına “E-Arşiv Sisteminden Teyit Edilmiş ve Daha Önce Ödeme Yapılmamıştır” şerhi düşülüp onaylanması gerekmektedir.

TÜBİTAK Avans Mahsup Fişi harcama kalemleri ve tutarları belirtilerek doldurulur.

Fatura arkaları Yürütücüsü tarafından “Belgelerde yer alan mal ve hizmetler piyasa araştırması yapılarak en uygun şartlarda satın alınmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır.” yazılarak imzalanır.

Malzemeyi teslim alındıktan sonra Muayene Kabul Komisyon Tutanağı doldurulup imzalanır. Hizmet alımı ise Hizmet Alımları için Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı hazırlanıp imzalanır.

Harcamanın konusunun cihaz ya da demirbaş ve tüketim malzemesi olması halinde bölüm Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenir.

Proje bütçelerinde yer almak kaydı ile ön ödeme taleplerinin yapıldığı tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgeleri ön ödemenin mahsubunda ödeneği ve mahiyeti projeye uygun olma koşulu ile kabul edilebilir.

Gerçekleştirme görevlisi https://mys.muhasebat.gov.tr Ödeme Emri Belgesi düzenler proje yürütücüsünün onayından sonra sistem üzerinden onaylanan belgeyi muhasebe birimine gönderir. Ayrıca Ödeme Emri Belgesinden sistem üzerinden 2 kopya çıktı alarak diğer belgeler ile birlikte BAP Koordinasyon Birimine gönderir.

Avans Mahsup Fişi’ nin ekine faturalar Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı/ Hizmet Alımları için Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı, Taşınır İşlem Fişleri, Ödeme Emri Belgesi eklenerek BA P Koordinasyon Birimi’ne iletilir.

Avans Mahsup Fişi’ nin ekine faturalar Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı/ Hizmet Alımları için Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı, Taşınır İşlem Fişleri, Ödeme Emri Belgesi eklenerek BA P Koordinasyon Birimi’ne iletilir.

TÜBİTAK Projelerinde, ön ödeme yolu ile yurt dışından avans limitini aşmamak kaydı ile alım yapılabilir. Yapılan alımdan sonra Avans Mahsup Fişine, diğer belgeler ile birlikte faturanın Türkçe çevirisi (yürütücü imzalı), havale dekontu, TCMB efektif satış kuru ve mal alımı ise gümrük beyanı eklenmelidir.

Yurt dışından yapılan alımların ön ödeme mahsubunda %18 KDV oranı proje hesabından kesilir.

Ön ödeme ile satın almada mahsup süresi 2 aydır.

Ön ödemeden arta kalan tutar var ise, proje özel hesabına iade edilmelidir.

Süresi içinde mahsup edilmeyen ön ödemeler için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanuna göre Muhasebe Birimi tarafından cezai işlem uygulanacaktır.

Mahsup süresi sonunda ön ödemenin en az %50’si harcanmadan iade edildiği takdirde harcamama gerekçesi TÜBİTAK tarafından istenebilir ve ihmal, kusur ve suiistimalin tespiti halinde harcanmayan tutara kanuni gecikme zammı oranında faiz uygulanarak proje hesabına yatırılır.

Bir ön ödemenin usulüne uygun mahsubu yapılmadan yenisi verilemez. Ancak aynı projeden proje yürütücüsü tarafından birden fazla mutemet tayin edilebilir ve bunlara ön ödeme yapılabilir.

30.000 TL ön ödeme (Avans) limiti üstü harcamalarda veya istenildiği takdirde TÜBİTAK İhale Esasları gereği Doğrudan Temin usulü ile yurt içinden yapılacak alımlarda 300.000 TL ( KDV hariç),yurt dışından yapılacak alımlarında 900.000 TL ( KDV Hariç) 2019 yılı limiti baz alınacaktır.

Proje Yürütücüsü Mal/Hizmet/Danışmanlık ihtiyacını belirler. İhtiyaç belirlendikten sonra gerekiyor ise Proje Yürütücüsü Teknik Şartname hazırlayıp imzalar.

Satın almanın yapılacağı firma Tek Yetkili Satıcı ise;

1. Firmadan teklif, apostil şerhi ve tek satıcı belgesi

2. Tek Satıcı Belgesi yabancı dilde ise imzalı/onaylı tercümesi

3. Tek Kaynaktan Temin Formu

4. İhale Onay Belgesi

5. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı

Satın almanın yapılacağı firma Tek Yetkili Satıcı değil ise;

1. Firmalardan en az 3 teklif alınmalıdır.

2. İhale onay belgesi

3. Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı

4. Teknik şartname (mal/teçhizat alımları için)

-Doğrudan Temin Usulü ile yapılacak alımlarda satın almalar, yaklaşık maliyet tespiti ile ilan yapılmaksızın, proje yürütücüsü tarafından piyasa araştırması yapılmak suretiyle en ucuz olan fiyattan gerçekleştirilir. Hizmet alımlarında kamu kurumları ve üniversiteler dışında kesilecek faturalar 1.000,00 TL ve üzeri ise firma tarafından tevkifatlı düzenlenmelidir.

-Mal ve hizmet alımları için en az 3 firmadan teklif alınması gerekmektedir. Teklifte KDV hariç tutarlar, birim, miktar ve malzeme çeşidi belirtilmelidir. Teklifler fax veya e-mail yoluyla da iletilebilir.

-Teklifler TL cinsinden alınmalıdır.

-Alınan teklifler referans alınarak Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağına birim fiyat KDV hariç olarak yazılır ve marka model belirtilmez.

-İhale Onay Belgesi üzerinde belirtilen talep tarihi ve numarası ile daha sonra muayene ve kabul işlemlerinde kullanılacaktır. Belge üzerinde işin tanımı, miktarı ve niteliği, bütçe kalemi hesap kodu birlikte yazılmalıdır. (ÖR-830.03.2.6.01 Laboratuvar Malzemesi ile Kimyevi Temizlik Malzemesi Alımları)

-İhale Onay Belgesine KDV dahil rakamlar yazılmadır.

-Mal/Hizmet/ Danışmalık Alımı gerçekleştirilip fatura alındıktan sonra teslim alan personel Muayene “Kabul Komisyon Tutanağı” hazırlanır. Muayene Kabul Komisyon Tutanağı fatura ile aynı gün olmalıdır.

-Mal/malzeme alımları için bölüm Taşınır Kayıt Yetkilisi “Taşınır İşlem Fişi” düzenler.

-Hizmet alımlarında fatura tevkifatlı düzenlenmelidir.

-https://mys.muhasebat.gov.tr adresi üzerinden onaylanan “Ödeme Emri Belgesi” ni sistem üzerinde muhasebe birimine gönderir. Ayrıca belgeden iki kopya çıktı alarak diğer belgeler ile birlikte BAP Koordinasyon Birimine gönderir.

Her gelişme/sonuç rapor öncesi ve sonrası; projenin bağlı bulunduğu TÜBİTAK' ın ilgili birimi tarafından projenin kabul edildiğini ifade eden, ekinde aktarılacak dönem ödeneklerinin ve proje teşvik ikramiyelerinin tutarlarını belirten bir üst yazı TÜBİTAK tarafından proje yürütücülerine gönderilir.

o Proje yürütücüleri TÜBİTAK'tan gelen gelişme/sonuç raporlarının kabul edildiğine dair mailin çıktısı ve ödeme listesi ile birlikte PTİ Ödemesi ODTÜ Mensubu formu,

o ODTÜ Dışı Kamu Üniversitesi ve Kamu personeli için, ilgili kurumlardan almış oldukları PTİ ödenebilmesi için izin yazısı ve almış oldukları son ayın maaş bordrosu ile birlikte PTİ Ödemesi ODTÜ Dışı Kamu Personeli formu birimimize gönderilmelidir.

o ODTÜ dışı Vakıf üniversitelerinde çalışan ilgili projede yer alan araştırmacıya ödenecek PTİ tutarı için, proje yürütücüsü tarafından alınacak ön ödeme ile kişinin üniversitesi tarafından yasal kesintilerinin yapılması şeklinde mevcut uygulama devam eder.

TÜBİTAK biriminden gelen PTİ ödeme yazısına istinaden Proje Teşvik İkramiyesi TÜBİTAK' ın online programı olan TTS' ye ve proje hesabının bulunduğu banka hesabına aktarılır.

TTS' ye aktarılmayan Proje Teşvik İkramiyelerinin ödemesi yapılmaz.

TÜBİTAK projelerinde, lisans 3. ve 4. Sınıf, yüksek lisans ve doktora öğrencileriyle, doktora sonrası araştırmacılar bursiyer olarak görev alabilmektedirler. Bu şartları sağlayan öğrenci ve araştırmacıların, herhangi bir yerde çalışıp çalışmamaları, bursiyer olmaları konusunda engel teşkil etmemektedir. Eğitimlerine/araştırmalarına projenin yürütüldüğü üniversitede devam etmeleri şartı yoktur.

Bu tür bir ödemenin yapılabilmesi için; Proje bütçesinde, burs ödemeleri yapılacak kişilerin niteliği (Doktora Sonrası Araştırmacı, Y. Lisans ve/veya Doktora öğrencisi), burs alacakları süre ve aylık burs miktarları belirtilerek, gerekli ödeneğin yer alması şarttır.

Projede burs karşılığı olarak aylık ücret alacak her bir öğrenci/araştırmacı için Burslu Öğrenci Bilgi Formu veya Doktora Sonrası Araştırmacı Bilgi Formu burslu öğrenci/araştırmacı tarafından doldurulup proje yürütücüsü ve öğrenci/araştırmacı tarafından imzalanır. Banka şubesi ve banka hesap numarasının belirtildiği Burslu Öğrenci Bilgi Formu, öğrenci belgesi, nüfus cüzdanı fotokopisi, bir defaya mahsus olmak üzere TÜBİTAK onay yazısı, yabancı öğrencilerden pasaport ve ikamet tezkeresi fotokopisi BAP Koordinasyon Birimi'ne gönderilir.

Bu işlem burs dönemi bitene kadar tekrarlanır.

- Yapılan başvuru gereği burs ödemesi, bursiyere ait banka hesabına Üniversitenin ilgili birimi tarafından her ay havale edilir.

- Yürütücüden Burslu Öğrenci Bilgi Formu veya Doktora Sonrası Araştırmacı Bilgi Formu gelmemesi halinde kişiye burs ödemesi yapılmaz ve SSK çıkışı yapılır.

- Burs ödemelerinin süre dolmadan durdurulması için, yürütücü, ödemenin durdurulacağına dair bir yazıyı BAP Koordinasyon Birime iletmek zorundadır.- Yürütücünün talebi ve ilgili grubun uygun görmesi durumunda yeni bir kişiye burs ödemesi yapılabilmesi için 3 ve 4.maddedeki işlemler tekrarlanır.

Burs Formları Doldurulurken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1. Burslu Öğrenci Bilgi Formu bursiyerlere uygulanacak sigorta kollarının tespit edilmesi için önemlidir.

2. Burslu öğrenci bilgi formlarında burs alacağı süre tarih aralığı ve toplam ay olarak mutlaka belirtilmelidir.(TÜBİTAK ve SANTEZ Projeleri için ilgili kurumlarca farklı bir burs formu ya da sözleşme hazırlanmadığı taktirde ilgili formlar Burs Sözleşmesi olarak işlem görecektir.)

3. Bursiyerin ücretli çalışıp çalışmadığı belirtilmelidir.

4. Herhangi bir yerde çalışan aynı zamanda projelerde bursiyer olarak da görev yapanlara ilişkin çalıştıkları kurumların, özel ya da kamu olması, tabi olduğu kanun ve kurum adı bilgisinin de BAP Koordinasyon Birimine iletilmesi gerekmektedir.

5. Sigorta prim ödemeleri yasal olarak belirli tarihler içinde yapıldığından, Burs formlarında belirtilen tarihlerden önce bursiyer projeden ayrılırsa ya da başka nedenlerle burs ödemesi kesilecek ise mutlaka 2 iş günü içinde Birimimize iletilmesi gerekmektedir. Aksi durumlarda sorumluluğun proje yoneticilerindedir

TÜBİTAK Destekli Projelerde Burs Karşılığı Ödeme Yapılmasına İlişkin Hususlar

Uygulama amacıyla projede yer alan Doktora Sonrası Araştırmacıların veya Türkiye’deki yükseköğretim kurumlarında lisansüstü eğitimlerini yapan öğrencilerin, yeme ve yatma giderleri ile tahsil giderlerinin karşılanması amacıyla burs ödemesi yapılabilecektir.

Bu konudaki uygulamada aşağıdaki hususlar yerine getirilir:

1. Bu tür bir ödemenin yapılabilmesi için; Proje bütçesinde, burs ödemeleri yapılacak kişilerin niteliği (Doktora Sonrası Araştırmacı, Y. Lisans ve/veya Doktora öğrencisi), burs alacakları süre ve aylık burs miktarları belirtilerek, gerekli ödeneğin yer alması şarttır.

2. Proje yürürlüğe girdikten sonra, herbir bursiyer için ilişikteki “Burslu Öğrenci Bilgi Formu” veya “Doktora Sonrası Araştırmacı Bilgi Formu” yürütücü tarafından doldurularak, ekleriyle birlikte Üniversitenin ilgili birimine her ay iletilir. (Burslu Öğrenci Bilgi Formu ekine öğrenci belgesi ve kimlik fotokopisi, Doktora Sonrası Araştırmacı Bilgi Formuna ise kimlik fotokopisi konulmalıdır)

3. Yapılan bu başvuru gereği burs ödemesi, bursiyere ait banka hesabına Üniversitenin İlgili Birimi tarafından her ay havale edilir.

4. Yürütücüden “Bilgi Formu” gelmemesi halinde kişiye burs ödemesi yapılmaz.

5. Burs ödemelerinin süre dolmadan durdurulması için yürütücü, ödemenin durdurulacağına dair bir yazıyı Üniversiteye iletmek zorundadır.

6. Yürütücünün talebi ve ilgili Grubun uygun görmesi durumunda yeni bir kişiye burs ödemesi yapılabilmesi için 2 ve 3. maddedeki işlemler tekrarlanır.

Proje Yürütücülerinin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar

26.02.2016 tarihinde resmi gazetede yayınlanan 6676 sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun'un 21, 22, 23 ve 24. Maddeleri ile 5510 sayılı sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 5, 7, 80 ve 87. Maddelerine "Kumu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Desteklenen Projelerde Görevli bursiyerlerin sigortalı olması" yönünde bir ibare eklenmiştir. Bu kanun değişikliği kapsamında, bursiyerlere sigorta girişi yapılması zorundadır.

Ailesi tarafından bakılmakla yükümlü olan bursiyerlerden sadece kısa vadeli sigorta kolu, ailesi tarafından bakılmakla yükümlü olmayanlardan ise kısa vadeli sigorta kolları ile genel sağlık sigortası uygulanacağı aynı kanun ile hüküm altına alınmış olup, Bursiyerlerin bu kapsamdaki sigortalılığı emeklilik süreleri hesabında dikkate alınmayacaktır.

6676 sayılı kanun kapsamında projelerde görev alan bursiyerlerin sigorta kapsamına dahil edilmesi ile bursiyer ödemelerinde aksaklık yaşanmaması için dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıdaki gibidir.

1. Tübitak Projelerinde PTS(Proje Takip Sistemi) üzerinden yürütücülerin yapmış olduğu Bursiyer ekleme ve çıkarma taleplerinin birimimiz tarafından proje takip işlemleri için kullanılan TTS (Transfer Takip Sistemi) üzerinde giriş ve ayrılış tarihlerinin görülmesi gerekmektedir.

2. Bursiyer işe başlama ve sigorta girişleri 1. maddede kişinin sistem üzerinden tanımlanması ve kişinin burs başlama tarihinden en geç 1 (bir) iş günü öncesinde birimimize evrakları ile başvurması ile gerçekleşir. Örneğin: Sistem üzerinde burs başlama tarihi 01.10.2016 olan bir bursiyer en geç 30.09.2016 tarihinde eksiksiz olarak birimimize başvuruda bulunmalıdır.

3. Bursiyerlerin hak kaybı yaşadığı sıklıkla görülmektedir. En sık karşılaşılan problemler TTS üzerinde giriş tarihi olmayan ve bu sürede projede görev alan bursiyerlerin SGK girişleri yapılmayarak bu dönemde ücret alamamaları ve Sistemde başlama tarihi görülen fakat birimimize başvuruda bulunmamış kişilerin başvuru tarihinden 1 (bir) gün sonrasına kadar yaşadıkları ücret kaybı olarak görülmektedir.

NOT: En erken SGK girişi başvuru tarihinden 1 (bir) gün sonra yapılmaktadır.

4. Bursiyerlerin talep formu üzerinde belirtilen ayrılış tarihlerinde ya da daha erken bir tarihte projedeki görevlerinin sonlanması halinde ayrılış tarihinden en geç 2 (iki) iş günü sonrasında birimimize Proje Yürütücüsü tarafından onaylanmış ayrılma nedenini ve tarihini belirtir dilekçe ile başvurmaları gerekmektedir.

5. Mezun olan öğrencilere burs ödemesi yapılamaz. Mezuniyet tarihinden en geç 2 (iki) iş günü sonrasında Proje yürütücüsünün onayladığı ayrılış dilekçesinin birimimize iletilmesi gerekmektedir.

Lisansüstü programlarda mezuniyet tarihi:

a) Tezli yüksek lisans programlarında, tez jürisinin toplanarak öğrencinin tez savunmasını yaptığı ve başarılı olduğu,

b) Tezsiz yüksek lisans programlarında, akademik takvimde ilgili yarıyıl veya yaz okulu için belirtilen harf notlarının ilan tarihidir. Harf notları ilan edildikten, maddi hata düzeltmesi yapıldıktan sonra ve/veya I notu tamamlandıktan sonra mezun olanlar için mezuniyet tarihi son harf notunun kesinleştiği,

c) Doktora programlarında, tez jürisinin toplanarak tez savunmasını yaptığı ve başarılı olduğu tarihtir.

6. Burs almaya devam eden bursiyerin burs süresinin bitmesi durumunda bursiyerin azami öğretim süreleri ve proje bütçesi gözetilerek burs süresinin uzatılması istenmesi durumunda problem yaşamamak için burs süresi bitmeden başvuru yapılıp sonuç alınarak birimimize iletilmelidir. Burs bitiş tarihinden itibaren en geç 2 (iki) iş günü içerisinde SGK çıkışı yapılması gerektiğinden değerlendirme ve onay sürecinin uzaması durumunda kişinin bursiyerliğinin sona erdirilmesi gerekmektedir.

Yabancı ülkelerden tedarik edilecek mal/hizmet alımlarında limit 900.000TL(KDV hariç)’dir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 3.maddesi (f) bendine göre düzenlenen ihalelere ilişkin kararın 21/d maddesinde yer alan “Özellikleri dolayısıyla yabancı ülkelerden tedariki ihale yetkilisince uygun görülen mal ve hizmet alımları” ifadesi kapsamında, doğrudan yurt dışından mal ve hizmet yapılabilmektedir. Bu kapsamda yapılan alımlarda firma ile şartname düzenlenmesi, sözleşme yapılması ve mümkün olan durumlarda teminat alınması gereklidir.

Akreditifli ödemelerde (Letter of Credit) firmalar proforma fatura düzenlerken;

Satınalma işleminin Gayrikabilirucu (Irrevocable) teyitli (Confirmed L/C) veya teyitsiz (Unconfirmed L/C) akreditif olacağı ve teklifinde mal bedelinin yanı sıra, teslim şekli (FOB, CIF, EXW, CRF v.b.), ülkelerinde oluşacak muhabir banka masrafı, ödemenin mal yüklendikten veya hizmet tamamlandıktan sonra asgari %90’ının yükleme yapıldıktan veya hizmet teslim edildikten sonra, %10’unun ise malın veya hizmetin proje yürütücüsü tarafından kabul edilmesinden sonra yapılacağı göz önüne alarak tekliflerini vermeleri gerekmektedir.

Teslim Şekilleri Tanımı:

FOB (Free On Board): Gemi Bordasında Teslim

CIF (Cost, Insurance and Freight): Mal Bedeli, Navlun ve Sigorta Ödenmiş Olarak Teslim

EXW (Ex Works) : İş Yerinde Teslim

CRF (Cost and Freight) : Mal Bedeli ve Navlun Ödenmiş Olarak Teslim

-Alınacak teçhizat veya hizmet alımı için Teknik Şartname hazırlanır ve imzalanır.

-Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı doldurulur.

-İhale Onay Belgesi hazırlanarak belge üzerinde işin tanımı, miktarı ve niteliği, bütçe kalemi hesap kodu birlikte yazılmalıdır. (ÖR-830.03.2.6.01 Laboratuvar Malzemesi ile Kimyevi Temizlik Malzemesi Alımları)

-Peşin ödeme yapılacak ise Peşin Ödeme Taahhütnamesi doldurulmalıdır.

-Yurt dışı alımlarda Yurt Dışı Alım Gerekçe Yazısı doldurulmalıdır.

-Firmadan proforma fatura istenerek tercümesi yapılarak yürütücü tarafından imzalanır.

-Hazırlanan evraklar BAP Koordinasyon Birimi tarafından incelendikten sonra Rektörlük onayı için Rektörlüğe gönderilir. Rektörlük onayından sonra Yurt Dışı Alımlar Kredi Talep formu doldurulur.

-http://mys.muhasebat.gov.tr adresi üzerinden Ödeme Belgesi hazırlanarak sistem üzerinden kullanılacak kurum payına göre ilgili kişinin onayı alınır.

-Sistem üzerinden düzenlenen Ödeme Emri Belgesi yine sistem üzerinden muhasebe birimine gönderilir. Ayrıca Ödeme Emri Belgesinin 2 kopya çıktısı alınır.

-Kur farkı gibi nedenlerden dolayı alım yapılabilmesi için bütçe yeterli değil ise Proje Yürütücüsünden, ek kredi için dilekçe ve Yurt Dışı Alımlar Ek Kredi Talep Formu doldurulması istenir.

-Yurt dışı ile yapılan satın almalarda ordino, nakliye gümrük gibi işlemler Dış Satınalma birimi tarafından takip edilir. Alımı tamamlanıp işlemi bitmiş dosya faturaları dekontları ile birlikte BAP Koordinasyon Birimine gönderilir.

-http://mys.muhasebat.gov.tr adresi üzerinden Ödeme Belgesi hazırlanarak sistem üzerinden kullanılacak kurum payına göre ilgili kişinin onayı alınır. Ayrıca Ödeme Emri Belgesinin 2 kopya çıktısı alınır.

Alım dosyasına dekont, harcama evrakları, fatura ve tercümesi, muayene kabul komisyon tutanağı ve taşınır işlem fişi eklenir, ödeme emri belgesi de eklenerek BAP Koordinasyon Birimine iletilir.