Proje hesabını tutan muhasebe birimi tarafından her proje için banka nezdinde özel hesap açtırılır. Henüz desteklenmesi kesin olmayan projelere ilişkin olarak, hibeyi sağlayan kuruluş tarafından banka hesap numarasının bildirilmesi istenildiği takdirde muhasebe birimince hibe sağlanmadan önce de banka nezdinde özel hesap açtırılabilir. Projeye yönelik her türlü harcama, proje yürütücüsünün vereceği talimat üzerine proje özel hesaplarını tutan muhasebe birimi tarafından proje kapsamında açılan banka hesabından yapılır.

Proje yürütücüsü, harcamaların proje şartları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmasından, kamu idaresine ve kaynağı sağlayan kuruluşa hesabını vermekten, proje kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumludur.

Proje yürütücüsü tarafından projenin tamamlandığının muhasebe birimine bildirilmesi üzerine, özel hesapta kalan tutarlardan proje sözleşmesi gereğince iade edilmesi gerekenler iade edildikten sonra, kalan tutarlar ilgili muhasebe birimince bütçeye gelir kaydedilir. Ancak; bu kapsamda hazırlanan veya hazırlanacak yeni projeler varsa, üst yöneticinin onayıyla, bu projelerin hazırlık aşamasında yapılması gerekli giderler ile onaylanmış ancak hibe ödemesi gecikmiş projelerin hibe ödemesi yapılıncaya kadar gerçekleşen giderleri karşılamak üzere, artan tutarlar bütçeye gelir yazılmayarak, Emanetler Hesabının altında açılacak bir yardımcı hesapta tutulabilir.

Yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelerin bağlanması esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarih ve 26040 mükerrer sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri kıyasen uygulanır. Harcamanın türüne göre, zorunlu hallerde bu belgeler dışında harcamaya ilişkin diğer belgeler de kullanılabilir. Yapılan harcamalarda kullanılan kanıtlayıcı belgeler, harcamalara esas teşkil eder. Bu belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan harcamayı gerçekleştirenler sorumludur. Hibe karşılığı proje hesabını tutan muhasebe yetkilisinin sorumluluğu, giderlerin kanıtlayıcı belgelere dayanılarak doğru şekilde muhasebeleştirilmesi, evrakların denetime sunulmak üzere saklanması ve raporlanması ile sınırlıdır.

19.12.2010 tarih ve 27790 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak 01.01.2011 tarihinde yürürlüğü giren yeni 6085 sayılı Sayıştay Kanunu'nun 4 üncü Maddesinin ( c) bendi gereğince Avrupa Birliği fonları dahil yurt içi ve yurt dışından sağlanan diğer kaynakların ve fonların kullanımı Sayıştay'ın denetimine tabi olmuştur.

150.000 € kadar olan alımlar proje yürütücüsünün yetki ve sorumluluğunda olup, önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirilir. Bu tutarı aşan alımlar için ise 01.12.2003 tarih ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirtilen esaslar uygulanır.

Harcamalarda kasa fişi geçerli olmayacak olup fatura alınması zorunludur. Sadece seyahat ve arazi çalışmalarında kullanılan benzin giderlerine ait kasa fişi geçerli olacaktır.

Proje kapsamında yapılacak harcamalarda proje adı/numarası belirtilecek olup, fatura adresi aşağıdaki gibi olmalıdır. Orta Doğu Teknik Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri ANKARA Proje adı/ proje no Doğanbey Vergi Dairesi Vergi Numarası: 6340617444 Harcamalara ait faturalar bir asıl ve bir suret olmak üzere iki nüsha şeklinde ve suretlerin arkası proje yürütücüsü tarafından imzalandıktan sonra asılları ile birlikte BAP Koordinatörlüğüne iletilecektir. Faturalarda Teslim Eden ve Teslim Alanlara ait isim ve imzaların olması gerekmektedir. Ya da malzemeye ait Sevk irsaliyesinin olması gerekir. Yurtdışından alınan tüm harcama belgelerinin Türkçe tercümeleri harcamayı yapan kişi tarafından yapılarak imzalanır.

Proje kapsamında yapılacak seyahatlere ilişkin gündelikler varsa proje kapsamında belirtilen hükümlere göre ödenir. Proje sözleşmesinde herhangi bir hüküm bulunmaması halinde yurt içi seyahatler için; 6245 sayılı Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre ödenecek gündeliğin iki katı olarak ödenir. Yurtdışı seyahatlerde ise harcırah kanunu hükümleri uygulanır. Ayrıca konaklama ücretleri belgelendirilmek şartıyla Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre ödenecek gündeliğin dört katı olarak belge tutarını geçmemek şartıyla ödenir.

Proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde SGK'lı çalıştırılacak kişilere sözleşmeye göre ödenecek ücretler sebebiyle genel hükümler doğrultusunda; giriş ve ayrılış işlemleri personel işlemlerinden sorumlu birim tarafından yapılarak sigorta primi, işsizlik sigortası prim hissesi ve vergiler muhasebe birimince ödeme yapıldıktan sonra kanuni süresi içinde ilgili sigorta müdürlüğüne ve vergi dairesine beyan edilerek yatırılır.

Proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları, proje sözleşmesinde yer alan belirlemeler ve varsa proje sürecini gösteren program kuralları çerçevesinde yapılır, Bu harcamalar konusunda sözleşmede bir belirleme olmaması halinde 150.000.€ kadar olan alımlar proje yürütücüsünün yetki sorumluluğunda ve önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirilir. Bu tutarı aşan alımlar için ise 01.12.2003 tarih ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirtilen esaslar uygulanır. Bilgi için BAP Koordinatörlüğü ile iletişime geçiniz.