Amaç; proje personelinin çalışma süresince haklarının korunması, idari süreçlerin şeffaf ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesi ve ilgili birimlerin görev ile sorumluluklarının açık biçimde tanımlanmasını sağlamaktır.

Bu kapsamda kılavuz, sözleşmeli personelin işe alımından işten ayrılışına kadar geçen süreçte uygulanacak tüm işlemlerini kapsar.

2. Yasal Dayanak

Kılavuzda belirtilen uygulamalar aşağıdaki yasal düzenlemeler çerçevesinde yürütülür:
- 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
- Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu

3. Kıdem Tazminatı Hakkı

Bilimsel Proje Uzmanı, Yardımcı Proje Elemanı ve Proje Destek Uzmanı olarak görev yapan ve askerlik ile doğum halleri dışında kesintisiz en az iki hizmet yılını tamamlayan personel, mevzuat gereği kıdem tazminatı hakkı elde eder.

Proje yürütücüleri, bu tür ödemelerin proje bütçesi üzerindeki etkilerini dikkate almalı ve planlama aşamasında buna uygun bütçe düzenlemeleri yapmalıdır. Kıdem tazminatı ödemeleri, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda en geç bir ay içinde tamamlanmalıdır.

4. İşe Alım Süreci

a) Proje yürütücüsü tarafından, projede görev alacak personel için EBYS üzerinden “İşe Başlatma Dilekçesi” hazırlanır. Dilekçede personelin brüt ücreti ve ünvanı açıkça belirtilmelidir. Dilekçe ekine, personelin diploma ve nüfus cüzdanı fotokopisi eklenir.
b) EBYS üzerinden görevlendirmesi yapılan kişi için arşiv araştırması yapılır.
c) Personelin özlük dosyasında bulunması gereken tüm belgeler eksiksiz şekilde elden teslim edilmelidir.

5. SSK Girişi

Evraklarını eksiksiz teslim eden personelin işe giriş işlemleri, SSK ve vergi yükümlülükleri gereği her ayın 15’i ile 25’i arasında gerçekleştirilir.

6. BES İşlemleri

Proje sözleşmeli personeli, 4632 sayılı Kanun kapsamında otomatik olarak Bireysel Emeklilik Sistemi’ne (BES) dâhil edilir.
Personel, ilk maaş ödemesinin ardından isteğe bağlı olarak sistemden cayabilir. Cayma işlemi Anadolu Hayat Emeklilik Müşteri Hizmetleri aracılığıyla yapılmalı ve yazılı olarak BAP Birimi’ne bildirilmelidir.
Bildirim yapılmaması durumunda maaş ödemelerinde gecikme yaşanabilir.

7. Ödeme Süreci

Proje sözleşmeli personelinin bordroları, her ayın ilk haftasında hazırlanarak harcama yetkilisinin onayına sunulur.
HYS sistemi üzerinden onaylanan maaş evrakları her ayın 12’sine kadar muhasebeye iletilmelidir.
Muhasebe birimi ödemeleri ayın 15’inde gerçekleştirir. Geç onaylanan evrakların ödemesi ise ilgili ayın sonunda yapılır.

8. İşten Çıkış İşlemleri

İşten ayrılmak isteyen personel, en az bir ay öncesinden dilekçeyle projenin yürütüldüğü bölüme başvurmalıdır.
Dilekçede proje yürütücüsünün onayı yer almalı ve EBYS üzerinden BAP Birimi’ne iletilmelidir.
Personel, ilişik kesme belgesi ve kimlik kartını teslim etmeden ayrılış işlemleri tamamlanmaz.

9. İletişim

BAP Koordinasyon Birimi – Proje Personel Birimi
Şaban DİŞBUDAK – (0312) 210 83 00 / Dahili: 1370
Elif YİĞİTCAN – (0312) 210 83 00 / Dahili: 1371
E-posta: proje-personel@metu.edu.tr

1. Amaç

Bu kılavuz, Avrupa Birliği (AB) ve dış kaynaklı projelerde görev alan akademik personelin maaş ödemelerine ilişkin süreçleri standartlaştırmak amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kapsam

Bu kılavuz, AB ve dış kaynaklı projelerde yürütücü veya araştırmacı olarak görev alan ODTÜ ile dış kurum araştırmacılarını kapsar.

3. Sorumlular

- Proje Yürütücüsü
- BAP Birimi Personeli
- Görevlendirilen Araştırmacılar

4. Süreç Adımları

1. Proje sözleşmesinin imzalanmış ve proje hesabının açılmış olması gerekmektedir.

2. Proje Yürütücüsü veya Harcama Yetkilisinin EBYS üzerinden görevlendirmesinin yapılması gereklidir.

3. EBYS üzerinden görevlendirilen proje yürütücüsünün görevlendirmesi onaylandıktan sonra, projede akademik maaş alacak araştırmacıları yine EBYS üzerinden görevlendirebilir.

4. Görevlendirilecek araştırmacı ODTÜ’de projenin yürütüldüğü birimden farklı bir bölüm veya birimde görevliyse, projenin yürütüldüğü bölüm/birim görevlendirmesine ek olarak, kendi bölümünden proje yürütücüsünün dilekçesiyle EBYS üzerinden görevlendirilmelidir.

5. Görevlendirilecek araştırmacı farklı bir kurumda çalışıyorsa, projenin yürütüldüğü bölüm/birim görevlendirmesine ek olarak, kendi kurumundan proje yürütücüsünün dilekçesiyle görevlendirmesi yapılmalıdır.

6. Farklı kurumda çalışan araştırmacıların, her ayın 15’inde kümülatif vergi matrahını veya maaş bordrosunu BAP Birimine iletmeleri gerekmektedir.

7. Akademik ödeme yapılabilmesi için, proje yürütücüsü ve araştırmacılar her ayın ilk haftasında akademik ödeme çizelgesini BAP Personel Birimine iletmelidir.

8. Proje yürütücüsü tarafından HYS sistemi üzerinden onaylanarak muhasebe sistemine aktarılan akademik maaş ödemeleri, her ayın son iş günü gerçekleştirilir.

5. İletişim

Bu süreçle ilgili sorularınız için BAP Koordinasyon Birimi ile iletişime geçebilirsiniz.

WhatsApp Telefon Destek Hattımız için şu bağlantıya tıklayabilirsiniz:
https://chat.whatsapp.com/FeFOkJsAeDV8mItyynA25I

1. Amaç ve Kapsam

Bu kılavuz, TÜBİTAK, Avrupa Birliği ve Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) kapsamında yürütülen projelerde görev alan proje personelinin SSK, bordro, özlük işlemleri ve kıdem tazminatı haklarının yürütülmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Amaç, proje personelinin çalışma süresince haklarının korunması, idari süreçlerin şeffaf ve mevzuata uygun biçimde yürütülmesi ve tüm ilgili birimlerin görev ve sorumluluklarının açıkça tanımlanmasıdır. Bu kapsamda kılavuz, proje personelinin işe alımından işten ayrılışına kadar geçen süreçte uygulanacak tüm insan kaynakları işlemlerini kapsar.

2. Yasal Dayanak

Bu kılavuzda belirtilen uygulamalar, aşağıdaki yasal düzenlemeler çerçevesinde yürütülmektedir:

- 1475 sayılı İş Kanunu’nun 14. maddesi: Kıdem tazminatına ilişkin hükümler.

- 4857 sayılı İş Kanunu: İş sözleşmeleri, ücret, izin, fesih koşulları ve çalışma süreleri.

- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu: Sigorta ve sağlık hükümleri.

- 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu: BES katılım esaslarını düzenler.

3. Kıdem Tazminatı Hakkı

Proje personeli, aynı veya farklı projelerde olmak üzere, en az iki sözleşme dönemi boyunca ve bir yıldan uzun süreyle kesintisiz olarak görev yaptığında, mevzuat gereği kıdem tazminatı hakkı elde eder. Bu hak, iş sözleşmesinin belirli koşullar altında sona ermesi durumunda geçerlidir.

Proje yürütücüleri, Bu tür öngörülebilir ödemlerin proje bütçesi üzerindeki etkilerini dikkate almalı ve planlama aşamasında buna uygun bütçe düzenlemeleri yapmalıdır. Kıdem tazminatı ödemeleri, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda en geç bir ay içinde tamamlanmalıdır.

4. İşe Alım Süreci

a) Proje yürütücüsü tarafından Avrupa Birliği, TÜBİTAK veya BAP projesinde çalışacak personel için EBYS üzerinden İşe Başlatma Dilekçesi hazırlanır. Dilekçede proje maliyeti ile personelin başlama ve bitiş tarihleri açıkça belirtilmelidir. Yazı ekine, çalışacak kişinin diploma ve nüfus cüzdanı fotokopisi eklenmelidir.

b) EBYS üzerinden görevlendirmesi yapılan kişi için arşiv araştırması yapılır.

c) Özlük dosyasında bulunması gereken tüm evraklar, elden ve eksiksiz olarak teslim edilmelidir.

5. SSK Girişi

Evraklarını eksiksiz  elden teslim eden personelin işe giriş işlemleri, SSK ve vergi yükümlülükleri nedeniyle her ayın 15’i ile 25’i arasında gerçekleştirilir.

6. BES İşlemleri

Proje personelinin, 4632 sayılı Kanun kapsamında otomatik olarak Bireysel Emeklilik Sistemi’ne (BES) dâhil edilmesi zorunludur. Personel, ilk maaş ödemesinin ardından isteğe bağlı olarak sistemden cayabilir.

Cayma işlemi, Anadolu Hayat Emeklilik Müşteri Hizmetleri aracılığıyla yapılmalı ve yazılı olarak BAP Birimi’ne bildirilmelidir. Bildirim yapılmaması durumunda maaş ödemelerinde gecikmeler meydana gelebilir.

7. Ödeme Süreci

Proje personelinin bordroları, her ayın ilk haftasında hazırlanarak harcama yetkilisinin onayına sunulur. HYS sistemi üzerinden onaylanan maaş evrakları her ayın 12’sine kadar muhasebeye iletilmelidir. Muhasebe birimi, ödemeleri ayın 15’inde gerçekleştirir. Geç onaylanan evraklar, ilgili ayın sonunda ödenir.

8. İşten Çıkış İşlemleri

İşten ayrılmak isteyen personel, en az 1 ay öncesinden dilekçeyle projenin yürüdüğü bölüme başvuruda bulunmalıdır. Dilekçede proje yürütücüsünün onayı yer almalı ve EBYS üzerinden BAP Birimi’ne iletilmelidir. Personel, ilişik kesme belgesini ve kimlik kartını teslim etmeden ayrılış işlemleri tamamlanmaz.

9. İletişim

BAP Koordinasyon Birimi – Proje Personel Birimi

Şaban DİŞBUDAK – (0312) 210 83 00 / Dahili: 1370

Elif YİĞİTCAN – (0312) 210 83 00 / Dahili: 1371

E-posta: proje-personel@metu.edu.tr

ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

BAP KOORDİNASYON BİRİMİ

Personel İşleri Kılavuzu

Kıdem Tazminatı Hakkında

Tarih: 05.11.2025

1. Amaç ve Kapsam

Bu bölüm, TÜBİTAK, Avrupa Birliği, Yatırım ve Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) kapsamında yürütülen projelerde görev alan proje personelinin (Proje Destek Personeli,Bilimsel Proje Uzmanı ve Yardımcı Proje Elemanı) kıdem tazminatına ilişkin haklarının belirlenmesi ve bu sürecin mevzuata uygun şekilde yürütülmesini amaçlamaktadır.

2. Yasal Dayanak

Proje personelinin kıdem tazminatına ilişkin hakları; 1475 sayılı İş Kanunu’nun 14. Maddesi, 4857 sayılı İş Kanunu ve Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar’ın 7 nci maddesinn ilgili hükümleri çerçevesinde değerlendirilmektedir.

3. Kıdem Tazminatı Hakkı

Aynı veya farklı projelerde olmak üzere, en az iki sözleşme dönemi boyunca ve bir yıldan daha uzun süreyle kesintisiz olarak görev yapan proje personeli, mevzuat gereği kıdem tazminatı hakkı kazanmaktadır. Yatırım projelerinde kesintisiz en az iki hizmet yılını tamamlamaları durumunda kıdem tazminatı hakkı kazanırlar.

4. Proje Yürütücülerinin Sorumlulukları

Proje yürütücüleri, kıdem tazminatına ilişkin olası mali yükümlülükleri proje bütçesi planlaması sırasında dikkate almakla sorumludur. Bu yükümlülüklerin öngörülmesi, projenin mali sürdürülebilirliği açısından önem arz etmektedir.

5. Ödeme Süreci

Kıdem tazminatı hakkı kazanan personele yapılacak ödemeler, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda en geç bir ay içerisinde tamamlanmalıdır. Ödemelerin zamanında yapılması, hem hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi hem de personel memnuniyetinin sağlanması açısından önemlidir.

6. İletişim

Kıdem tazminatı süreçleriyle ilgili sorular ve destek talepleri için:
BAP Koordinasyon Birimi
Orta Doğu Teknik Üniversitesi

WhatsApp Telefon Destek Hattımız için şu bağlantıya tıklayabilirsiniz:
https://chat.whatsapp.com/FeFOkJsAeDV8mItyynA25I

Yurt dışı çalışma izni başvuru sürecine başlamadan önce aşağıda belirtilen tüm belgelerin eksiksiz olarak hazırlanıp Koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir:

1. Proje yürütücüsü, EBYS üzerinden yabancı uyruklu personel için işe başlatma yazısı hazırlamalıdır. Yazı içeriğinde projede neden Türk vatandaşı yerine yabancı uyruklu kişinin çalıştırılacağına dair gerekçe ve yabancı uyruklu personelin projede yapacağı işler belirtilmelidir. Ayrıca, yazı ekine yabancı uyruklu personelin özgeçmişi (CV) eklenmelidir.

2. Yabancı uyruklu personel, bulunduğu ülkedeki T.C. Temsilciliğinden EBYS yazısı ile birlikte 16 haneli referans numarasını almalıdır.

3. İş sözleşmesi (BAP Koordinatörlüğü tarafından hazırlanacaktır)

4. Kişisel bilgi  formu

5. 4 adet biyometrik vesikalık fotoğraf

6. Diploma asılları ve Türkçe çevirileri

7. Pasaport ve Türkçe çevirisi

Not: Evrakları eksiksiz teslim edilen yabancı uyruklu personelin çalışma izni, ortalama 2 ila 5 hafta içerisinde sonuçlanmaktadır. Çalışma izni onaylanan yabancı uyruklu personel, harç ücretini yatırdıktan sonra SSK girişi yapılır.

YURT İÇİ ÇALIŞMA İZNİ BAŞVURU SÜRECİNDE YAPILACAK İŞLEMLER

Yurt içi çalışma izni başvuru sürecine başlamadan önce aşağıda belirtilen tüm belgelerin eksiksiz olarak hazırlanıp Koordinatörlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir:

1. Proje yürütücüsü, EBYS üzerinden yabancı uyruklu personel için işe başlatma yazısı hazırlamalıdır. Yazı içeriğinde projede neden Türk vatandaşı yerine yabancı uyruklu kişinin çalıştırılacağına dair gerekçe ve yabancı uyruklu personelin projede yapacağı işler belirtilmelidir. Ayrıca, yazı ekine yabancı uyruklu personelin özgeçmişi (CV) eklenmelidir.

2. Göç İdaresi’nden alınacak ikamet izni (en az 6 aylık)

3. İkamet izni alındıktan sonra verilen, 99 ile başlayan 11 haneli yabancı kimlik numarası

4. İş sözleşmesi (BAP Koordinatörlüğü tarafından hazırlanacaktır)

5. Kişisel bilgi  formu

6. 4 adet biyometrik vesikalık fotoğraf

7. Diploma asılları ve Türkçe çevirileri

8. Pasaport ve Türkçe çevirisi (Türkiye’ye giriş tarihini gösterir şekilde)

Not: Evrakları eksiksiz teslim edilen yabancı uyruklu personelin çalışma izni, ortalama 2 ila 5 hafta içerisinde sonuçlanmaktadır. Çalışma izni onaylanan yabancı uyruklu personel, harç ücretini yatırdıktan sonra SSK girişi yapılır.

İkamet izni, yabancı uyruklu kişilere Türkiye'de yasal olarak ikamet etme hakkı sağlar; ancak tek başına Türkiye'de çalışma hakkı vermez. Üniversitemizde AB projesi kapsamında görev alacak yabancı uyruklu çalışanların, geçerli bir ikamet izinleri bulunsa dahi, Türkiye'deki faaliyetlerini yasal olarak sürdürebilmeleri için Çalışma İzni Muafiyeti (e-Muafiyet) almaları gerekmektedir.

Başvuru, yabancı uyruklu kişi tarafından şahsen Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı e-İzin Sistemi üzerinden yapılır. Ana sayfadaki Hızlı Seçim alanından “Çalışma izni muafiyeti almak istiyorum” seçilip Başvur butonuna tıklanır.

2.1.  İş Sözleşmesi

AB proje uzmanı ile üniversite arasında imzalanan iş sözleşmesidir.

2.2.  EBYS Yazısı

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden hazırlanan ve personelin ilgili projede görevlendirildiğini gösteren resmî yazıdır. Yazıda şunlar yer almalıdır:

• AB proje uzmanının adı ve soyadı,

• projenin adı,

• görevlendirme başlangıç ve bitiş tarihleri,

• proje kapsamında yapılacak görevler/faaliyetler.

2.3.  Genel Koşullar

• Dil: belgeler Türkçe veya İngilizce olmalıdır. Diğer dillerdeki belgelere onaylı İngilizce tercümeleri eklenmelidir.

• Pasaport: ilk sayfa ile kullanılmış tüm sayfaların taranmış kopyası yüklenmelidir (PDF, JPG, JPEG veya PNG). Geçerlilik süresinin bitimine 60 gün veya daha az kalan pasaportlarla başvuru yapılamaz.

• Biyometrik fotoğraf: profil için gereklidir ve karta basılır.

• Yurt dışından başvuru: en yakın Türk Büyükelçiliği/Konsolosluğundan 16 haneli referans numarası alınmalıdır. Referans numarası 30 gün geçerlidir (https://www.mfa.gov.tr/yurtdisi-teskilati.tr.mfa).

e-Devlet hesabı olan yabancılar e-Devlet ile giriş yapabilir. Hesabı olmayanlar “Hayır, daha önce giriş yapmadım” ve “Hayır, Türk vatandaşı değilim” seçeneklerini işaretledikten sonra:

• Türkiye'de iseniz: Türkiye'ye son girişte kullandığınız pasaport bilgileriyle,

• Yurt dışında iseniz: Türk dış temsilciliğinden alınan 16 haneli referans numarası ve pasaport bilgilerinizle giriş yapabilirsiniz.

E-posta doğrulamasının (e-postanıza tek kullanımlık kod gönderilir) ardından profilin tüm bölümleri doldurulmalıdır: Kimlik Bilgileri ve Fotoğraf, İletişim Bilgileri, Pasaport Bilgileri, Eğitim Bilgileri ve Kariyer Bilgileri. Profil tamamlanmadan başvuru başlatılamaz.

Başvuru İşlemleri → Yeni Başvuru menüsünden başvuru başlatılır. Başvuru yedi adımdan oluşur:

4.1.  Standart Form

4.2.  Başvuru Türü ve Kategorisi

Çalışma İzni Muafiyeti Başvuruları seçildikten sonra:

Bu kategoride muafiyet proje kapsamındaki görev süresince verilebilir. Seçimden sonra sistem, talep edilen süreye göre harç bilgisini gösterir. Başvuru tamamlandıktan sonra başvuru türü değiştirilemez.

4.3.  Başvuru Bilgilerinin Tamamlanması

Belgelerin yüklenmesi:

4.4.  Başvurunun Tamamlanması

Kontrol sayfasında girilen tüm bilgi ve belgeler görüntülenir. Bunları dikkatlice kontrol ediniz: başvuru tamamlandıktan sonra, Bakanlık revizyon talep etmedikçe değişiklik yapılamaz. Ardından “Başvuru Dilekçesi Oluştur” seçilir ve “Başvuruyu Tamamla” ile onaylanır.

• Takip: başvuru durumu Başvurularım sekmesinden izlenir. Revizyon talepleri e-posta ile bildirilir ve Revizyon Yap seçeneğiyle yapılır.

• Ödeme: 3 aydan kısa izinler harçtan muaftır (kart talep edilirse yalnızca değerli kâğıt bedeli ödenir). 3 ay ve üzeri izinlerde harç ve değerli kâğıt bedeli, onay e-postasından itibaren 30 gün içinde ödenmelidir; aksi hâlde başvuru itiraz hakkı olmaksızın olumsuz sonuçlandırılır. Ödeme dijital.gib.gov.tr üzerinden (Referans Numarası ile Ödeme → Uluslararası İşgücü Genel Müdürlüğü), yabancı kimlik numarası ve e-postayla gönderilen işlem referans numarası kullanılarak yapılır.

• Kart: onayın ardından kart, işyeri adresine PTT Kargo ile gönderilir.

• Ret: ret kararına 30 gün içinde “Ret Kararına İtiraz” seçeneğiyle itiraz edilebilir.

• Görevin erken sona ermesi: aktif muafiyet İzin Sonlandırma seçeneğiyle sonlandırılmalıdır.

BİR BAKIŞTA

▼

▼

▼

▼

▼

▼

▼

Sistemle ilgili sorular: izin.destek@csgb.gov.tr  |  +90 312 296 66 00